Att arrangera en träff

Att arrangera en träff för vår förening är roligt! Och det ger så mycket när det blir lyckat. Under årens lopp har en lista tagit form, som är bra att tänka på när ni letar efter boende, samlingslokal och så vidare. Se listan här. TILLÄGG! Boka gärna 1-2 rum med sängplatser för endast barn/ungdomar.

Minnesanteckningar efter träffen på Omberg 2012

För gärna minnesanteckningar så att nästa års arrangörer kan dra nytta av dem.

Reflektioner till själva programmet

PROGRAM PÅ OMBERG MINNESANTECKNINGAR
FredagDe som vill droppar in under eftermiddagen/kvällen. Vi tänder grillarna klockan 17 för de som har tagit med sig grillmat och vill äta tillsammans. Ha med ljuslyktor, det blir mörkt i södra Sverige.Soppåsar.Burkinsamlingsstation (för miljön!).Någon utses att ta med några rejäla grillverktyg till alla att använda.
LördagKl 8-9.30 serveras det frukost.
Kl 10.00 samlas vi och hissar den Indiska flaggan.  Arrangörer och styrelsen hälsar välkommen.Kanske någon kan läsa en indisk dikt eller liknande när flaggan hissats?
Därefter är det årsmöte. Det är bra om minst en från varje familj vill vara med på årsmötet. Till övriga frågor ser vi gärna att våra barn (främst ungdomar) kommer och kan säga vad det tycker om olika frågor och samtidigt ge egna förslag där.
För de som inte är med på årsmötet anordnas det femkamp.
Kl 12.30 äter vi lunch 
Kl 14.00 går i tipspromenad upp på Omberget där vi avnjuter utsikten och gör den årliga fotograferingen. Väl tillbaka till vandrarhemet blir det kubbspel för de som vill. Medtag gärna kubbspel ni som har!!Under eftermiddagen finns det möjlighet att köpa fika på vandrarhemmet.
Kl 17.30 äter vi middag.
Kl 19.00 samlas vi i gemensamhetslokalen och korar vinnarna av femkampen och tippsrundan.Sedan blir det lotteridragning.  En person: ”… kan man korta ner lotteridragningen lite – det tar så lång tid o efter en tid blir det lite långsamt. Att få in pengar är jätteviktigt men kan man inte ha ett antal vinster och sen “tröstpris” till alla andra som inte vann (så alla får ngt) Lika mkt lotter men inte lika mkt vinster?”Annan person:  Någon/några vuxna tycker att det tar för lång tid, medan de barn jag pratat med tycker att det är roligt. Det är ju för barnens skull vi gör det så kanske får vi vuxna ”stå ut” om vi tycker att det tar för lång tid. Det som är bra med att det är så många vinster är ju att alla vinner och dessutom flera ggr.Föreslag från Anna att om nr 1 dras så vinner även 101, 201 alltså kommer tre fram i taget.Pia tycker att lotterna ska ökas från 200 till 300 stycken. De tog tidigt slut i år några fick sälja tillbaka sina lotter så att alla skulle få en möjlighet att köpa. Då var vi ca. 70 medlemmar.
Resten av kvällen umgås vi allihop och har det mysigt.
SöndagKl 8-9.30 serveras det frukost.De som vill tar en tur till Rökstenense länk nedan.Vi säger hej då och hoppas på att ses på nästa års sommarträff! Ha en bestämd tid där vi kan säga hejdå/gruppkram, denna gång blev det lite drop-out.

Övrigt

Inbjudan 

Ha telefonnr till alla arrangörer i inbjudan så vi kan nå varandra. Vi bytte kanske i början men jag hade schabblat bort massa mejl.

 

Boendet 

Kom-i-håg att kolla i tid att flaggstång finns och KAN användas.

 

Program 

Även här ha tfn-nr till alla arrangörer ifall någon behöver nås. Jag tror att det är bra att program finns för deltagarna att ses och kan ge en vinkling om eventuell packning. Sen måste alla förstå att det ändras på dagen. Skriv ut papperskopia innan träffen – nätet funkar inte alltid.

 

Anmälningar 

Vi bör göra allt för att anmälning ska ske direkt till vandrarhemmet. Det är betydligt mer jobb med detta än vad man kan ana. Det är dessutom risk för att det blir någon miss och att en familj står utan boende eller dubbelt bopkat. En annan risk vi tar att det blir diskussion om betalning om en familj inte dyker upp. Det är ju lättare för vandrarhemmet att fakturera familjen om de själva har bokat.

 

Efter träffen 

Efter träffen mejlas en kort utvärdering ut till deltagarna och ev. svar medtages till minnesanteckningarna.

 

Tonåringar

Kanske att någon vuxen/äldre ungdom är huvudansvarig för dom under träffen. Att dra igång dom men inte göra det allt för “stort”. Kan räcka med att spela ett spel, knyta en saree något enkelt där heller inte ungdomarna känner att de måste lämna ut sig så mycket, bara göra sånt de gör med kompisar lite. OM det då inte kommer några tonåringar så kanske en kortlek/saree/spel inte har varit för tungt att bära med för arrangören?

 

Vår kontakt med Basundhara

Om det nu är så att det kommer så få barn från Basundhara så kanske familjers återresor blir våra enda kontakter med Basundhara framöver. Kanske kan vi uppmuntra familjer som åker på återresor att berätta lite om det på sommarträffen eller visa bildspel som ni gjorde Laila? Det behöver ju inte heller vara så avancerat utan man kanske kan ta med ett litet fotoalbum eller något?

 

Årsmötet

För att få medlemmarna mer engagerade på årsmötet kan vi skicka ut dagordningen lite innan, till även de som inte kommer, och be medlemmarna att fundera tills mötet, då kan man ju själv undersöka saker som man är intresserad av. Samtidigt påminna om att DE kan skicka in förslag till årsmötet. Eller i omvänd ordning, först uppmuntra till punkter i dagordningen, sedan skicka ut dagordningen.

Under själva mötet kan vi uppmuntra till att ha så kallade bikupor när någon punkt ska diskuteras.

Inled med att läsa upp förra årets protokoll, sedan summerar vi vad som är gjort från besluten och vad som är kvar att göras. Detta tas med i protokollet.

På fredagskvällen skulle man ju kunna påminna de som är där vilka med udda frågor som kommer tas upp på årsmötet och då kanske det börjar diskuteras lite vid kvällsborden som man kan ta med till årsmötet?

 

UTVÄRDERING 2012:

Bäst med årets träff:

- mycket bra ställe för träffen – det som var bra var att den hölls på ett område där barnen kan röra sig ganska fritt utan att det är för mycket annat folk runt omkring eller trafik osv.

- att det kom så många familjer

- bra organiserat  och bra, tydlig information innan och under träffen

 

Print Friendly

Our weather forecast is from Wunderground for WordPress